Samlingsforvaltningen
Samlingsforvaltningen er ei fellesteneste under den interkommunale verksemda Vestfoldmuseene IKS i Vestfold fylke. Denne fellestenesta, som har lokala sine i Sandefjord, har som oppgåve å hjelpe dei ulike musea som høyrer inn under Vestfoldmuseene IKS med forvaltinga av gjenstands- og fotografisamlingane deira.
Samlingsforvaltningen tek hand om førebyggjande konservering, dokumentasjon av samlingane, og har klimastyrte magain for lagring av fotografi, arkivmateriale og gjenstandar. Ved å regulere temperaturen og luftfukta i magasina til optimale nivå for det som vert lagra, kan nedbrytingsprosessane bremsast kraftig og samlingane held seg mykje lenger enn om lagringa skjer under meir ugustige tilhøve. Mykje av materialet vert dessutan frose ned ei tid for å take knekken på eventuelle skadedyr og -insekt før plassering i magasina. Samstundes vert alt materiale gått gjennom, for etter kvart å få på plass eit fullstendig oversyn over kva dei einskilde musea eig. Dette vert gjort ved elektronisk registrering og overføring av informasjonen til ei felles database som òg inneheld digitaliserte fotografi av gjenstandar og innskanna eksemplar av dokument. Dette gjer det mogleg å presentere samlingane på internett for eit stort publikum.
Klimaet i magasina endre
- Møbel og gjenstandsmagasina: 610 m², fullklimatisert 15 °C ±2, 50% relativ fukt ±5
- Fotomagasina:, to magasin for foto, 20 m² + 65 m², eitt for for fotokunst, 161 m², fullklimatisert 13 °C ±2, 33% relativ fukt ±2
- Naturhistorisk magasin: Fullklimatisert 17 °C ±3, 45% relativ fukt ±5
- Jernmagasinet: Ikkje klimatisert, men varmt og tørt
- Diverse-magasina: Ikkje klimatisert, 11-18 °C, 40-50% relativ fukt
(Avfuktarar vert kopla til manuelt når det trengst, særleg sommar og haust)
- Eksternt: Ein klimastabil bunker med tjukke veggar.
- Fryserom for 16 pallar, 20 m² og 43 m³: Minus 28-30 °C under drift. Mengda fukt i lufta under frysinga er ukjent. For at den opphavlege fukta i gjenstandane ikkje skal verte endra som fylgje av frysinga, vert gjenstandane fyrst pakka i tjukk plast, lukka med pp-teip.
Soga endre
Opphavet til Samlingsforvaltningen var etableringa av eit fellesmagasin for Larvik Museum, Sandefjordmuseene, Vestfold fylkesmuseum og Nord-Jarlsbergmuseene, som er dei fire kulturhistoriske musea i Vestfold. Bakgrunnen for etableringa var Museumsplan for Vestfold 1997-2000, som på si side bygde på utgreiinga NOU 1996:7 Museum – mangfald, minne, møtestad. Museumsplanen konkluderte med at mykje kunne gjerast betre når det gjaldt å take vare på samlingane ved musea i Vestfold, og tilrådinga i NOU’en var ein større grad av sentralisering og samhandling mellom museum, og skiping av av fylkesvise fellestenester for musea. På denne bakgrunnen vart aksjeselskapet Museumssenteret i Vestfold AS (MuVe) skipa sommaren 2004 med dei fire kulturhistoriske musea som eigarar på vegner av deira eigarar, som var høvesvis Vestfold fylkeskommune, Stiftelsen Vestfold fylkesmuseum, Sandefjord kommune og Larvik kommune. Eit industribygg på Pindsle industriområde i Sandefjord vart bygd om, og nye arbeidslokale og magasinareal med klimastyring var for det meste ferdige sommaren 2005, og versemda vart sett i gang. Magasinareala kom på plass i 2006 med om lag 1/3 av magasina innreia, og gjenstandar, men ikkje fotografi og måleri, kunne takast i mot. I 2008 var resten av magasina klare, og alle typar materiale kunne takast i mot.
Museumssenteret i Vestfold AS vart avvikla som aksjeselskap 1. januar 2009 og slege saman med Fylkesarkivet for Vestfold med namnet Kompetansesenter for Museum og Arkiv (KomMA), og vart no ei eining under Kultur i Vestfold fylkeskommune. Då det interkommunale selskapet Vestfoldmuseene IKS vart skipa 1. juli dette året som ei konsolidering av musea i Vestfold, gjekk Kompetansesenter for Museum og Arkiv inn som ei avdeling her, og 1. januar 2011 vart Samlingsforvaltningen (altså det som tidlegare hadde vore Museumssenteret i Vestfold AS) skilt ut som ei eiga avdeling i Vestfoldmuseene IKS. Og 1. august 2012 vart Samlingsforvaltningen på nytt slege saman med Fylkesarkivet for Vestfold til ei avdeling med felles leiar, no altså i det interkommunale selskapet Vestfoldmuseene IKS.